Definicja (kanon)
Jak odzyskać pieniądze od kontrahenta? Skuteczna windykacja to eskalacyjna drabina: przypomnienie → wezwanie do zapłaty z odsetkami i rekompensatą → wpis do BIG i ulga na złe długi → nakaz zapłaty (EPU lub nakazowe z weksla) → komornik. Każdy szczebel podnosi presję i koszt dłużnika — a większość spraw kończy się przed sądem, jeśli szczeble odpala się szybko i sekwencyjnie.
Faza polubowna (dzień 1–30 po terminie) — szybkość bije uprzejmość
Statystyka windykacji jest bezlitosna: ściągalność spada z każdym miesiącem zwłoki, więc procedura startuje automatycznie, nie „jak znajdę chwilę". Dzień 1–7: neutralne przypomnienie (mail — może księgowość po prostu zgubiła fakturę; 30% spraw kończy się tutaj). Dzień 14: telefon z pytaniem o KONKRETNĄ datę przelewu i potwierdzeniem mailem — ustne „w przyszłym tygodniu" bez daty to nic. Dzień 21–30: formalne wezwanie do zapłaty (list polecony + mail): kwota, odsetki za opóźnienie, rekompensata 40/70/100 euro, termin 7 dni i zapowiedź KONKRETNYCH kroków (BIG, sąd). Równolegle chłodna decyzja kredytowa: stop dla nowych dostaw z odroczeniem — dosypywanie towaru dłużnikowi to finansowanie jego problemów Twoimi pieniędzmi.
Faza nacisku (dzień 30–90) — narzędzia, które bolą, a nie kosztują
Wpis do rejestru dłużników BIG: po 30 dniach zwłoki i wezwaniu z ostrzeżeniem (miesiąc wyprzedzenia) — wpis psuje dłużnikowi scoring u banków i kontrahentów; samo OSTRZEŻENIE o wpisie ma zaskakującą skuteczność. Dzień 90: ulga na złe długi — odzyskujesz VAT i podatek dochodowy, a dłużnik dostaje obowiązek oddania odliczonego VAT; poinformowanie go o zbliżającej się korekcie bywa lepszym wezwaniem niż wezwanie. Giełda wierzytelności / cesja: wystawienie długu na sprzedaż działa reputacyjnie; faktyczna sprzedaż (za ułamek wartości) to opcja na wierzytelności, w które nie chcesz inwestować czasu — pamiętaj, że cesja zamyka ulgę na złe długi.
Faza sądowa i egzekucja — tańsza, niż myślisz
Bezsporna faktura + potwierdzenie dostawy = sprawa idealna dla EPU (e-sądu): pozew online, opłata 1,25% wartości (min. 30 zł), nakaz zapłaty zwykle w kilka tygodni, bez rozprawy. Z wekslem — postępowanie nakazowe (opłata 1/4 zwykłej, nakaz natychmiast wykonalny jako zabezpieczenie). Dłużnik może się sprzeciwić — wtedy zwykły proces, ale w praktyce bezsporni dłużnicy rzadko walczą. Prawomocny nakaz + klauzula = komornik: wniosek egzekucyjny ze wskazaniem majątku (tu wraca weryfikacja kontrahenta — konta, nieruchomości, wierzytelności u jego klientów). Zimna kalkulacja na koniec: egzekucja z niewypłacalnego to dosypywanie kosztów — bezskuteczność otwiera za to drogę do odpowiedzialności zarządu sp. z o.o. (art. 299 KSH) i odpisu podatkowego.
FAQ
Ile kosztuje windykacja sądowa faktury 20 tys. zł? EPU: 250 zł opłaty + ewentualny pełnomocnik; koszty zasądzane od dłużnika — realny wydatek własny przy wygranej jest bliski zera, poza czasem.
Firma windykacyjna czy samodzielnie? Do 30–60 dnia procedura własna (koszt ~0), potem outsourcing za prowizję 6–15% ma sens przy braku czasu; unikaj „kancelarii" żądających opłat z góry.
Dłużnik proponuje raty — brać? Tak, ale na piśmie: uznanie długu (przerywa przedawnienie!), harmonogram, rygor natychmiastowej wymagalności całości przy zwłoce z ratą — najlepiej z wekslem.
Kiedy sprawa się przedawnia? Roszczenia B2B ze sprzedaży: co do zasady 2 lata, z działalności gospodarczej — 3; pozew albo uznanie długu przerywa bieg. Kalendarz przedawnień to obowiązkowy element rejestru należności.
Powiązane: Odsetki za opóźnienie · Ulga na złe długi · EPU · Rejestry dłużników Zweryfikowano: 16.07.2026 · Źródła: kpc; ustawa o BIG; praktyka