Definicja (kanon)
Kasa fiskalna to urządzenie rejestrujące sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności (i rolników ryczałtowych) — obowiązkowe po przekroczeniu 20 000 zł takiej sprzedaży rocznie, a w wielu branżach od pierwszej złotówki. Sprzedaż firmom kas nie wymaga nigdy — tam wystarcza faktura.
Limit 20 tys. i jego pułapki
Licznik obejmuje wyłącznie sprzedaż dla osób prywatnych — obrót B2B jest poza rachunkiem. Startujący w trakcie roku liczą limit proporcjonalnie. Trzy klasyczne potknięcia: (1) limit dotyczy sprzedaży ZWOLNIONEJ z ewidencji — po jego przebiciu masz 2 miesiące (licząc od końca miesiąca przekroczenia) na instalację kasy, nie „od razu", ale i nie „kiedyś"; (2) do limitu wlicza się także sprzedaż wysyłkowa, nawet jeśli sama korzysta ze zwolnienia przedmiotowego; (3) zwrotów i korekt nie ewidencjonujesz na kasie — prowadzi się dla nich odrębne ewidencje papierowe/elektroniczne.
Branże bez zwolnień i zwolnienia przedmiotowe
Od pierwszej sprzedaży kasę muszą mieć m.in.: fryzjerzy i kosmetyczki, gastronomia (stacjonarna), warsztaty samochodowe i wulkanizacja, przewozy taxi, sprzedaż paliw, usługi lekarskie i stomatologiczne, prawnicze (poza wyjątkami), a także sprzedawcy perfum, elektroniki czy części samochodowych — katalog z rozporządzenia jest długi i aktualizowany, więc przed startem branży sprawdzaj wersję bieżącą. Po drugiej stronie: zwolnienie przedmiotowe dla e-commerce — sprzedaż wysyłkowa z zapłatą w całości na rachunek bankowy i ewidencją pozwalającą powiązać zapłatę z transakcją nie wymaga kasy (o ile towar nie jest z listy wyłączeń). To dlatego typowy sklep internetowy działa bez kasy, a stacjonarny butik — nie; w e-commerce pilnuj tylko dyscypliny płatności na konto.
Kasa online, wirtualna i ulga 700 zł
Standardem są kasy online raportujące do Centralnego Repozytorium Kas; branże wrażliwe (paliwa, gastronomia, hotele, fryzjerzy…) mają je obowiązkowo. Alternatywa dla wybranych usług: kasa wirtualna — aplikacja na smartfonie, najtańsze wejście dla taxi czy drobnych usług. Na zakup pierwszej kasy przysługuje ulga: 90% ceny netto, maks. 700 zł na urządzenie — także zwrot dla zwolnionych z VAT (wniosek do US). Warunek utrzymania ulgi: używanie kasy i przeglądy techniczne (co 2 lata) — porzucenie ewidencji w 3 lata oznacza zwrot ulgi. Sankcje za brak kasy: dodatkowe zobowiązanie 30% VAT naliczonego przy sprzedaży bez ewidencji plus odpowiedzialność karnoskarbowa — przy dobrowolnym uporządkowaniu zaległości ratuje czynny żal.
FAQ
Sprzedaję na Allegro osobom prywatnym — kasa? Przy spełnieniu warunków zwolnienia wysyłkowego (płatność na konto + ewidencja powiązań) — nie; pobrania kurierskie z zapłatą gotówką u kuriera też przechodzą, jeśli pieniądze trafiają na Twój rachunek.
Paragon czy faktura dla osoby prywatnej? Paragon z kasy; fakturę wystawiasz na żądanie (do 3 miesięcy). Pamiętaj o NIP na paragonie, jeśli klient „prywatny" okaże się firmą chcącą później fakturę.
Czy kasę trzeba mieć „na zapas" przy działalności mieszanej? Nie — obowiązek dotyczy faktycznej sprzedaży detalicznej; ale jedna transakcja z branży „od pierwszej złotówki" wymusza kasę natychmiast.
Likwiduję firmę — co z kasą? Odczyt pamięci z serwisantem, protokół i wyrejestrowanie — kasy nie wolno po prostu wyłączyć i sprzedać.
Powiązane hasła: VAT · Faktura VAT · E-commerce Zweryfikowano: 16.07.2026 · Źródła: ustawa o VAT art. 111; rozporządzenie ws. zwolnień