Definicja (kanon)
Faktura zaliczkowa to faktura dokumentująca otrzymanie części zapłaty (zaliczki, przedpłaty, raty) przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. W odróżnieniu od proformy jest pełnoprawnym dokumentem księgowym: rodzi obowiązek podatkowy w VAT w dacie otrzymania pieniędzy i daje nabywcy prawo do odliczenia. Wystawia się ją do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłynęła zaliczka.
Kiedy ją wystawić i jak liczyć VAT
Obowiązek pojawia się, gdy przed transakcją otrzymasz zapłatę (całość lub część). VAT liczy się „w stu" od otrzymanej kwoty: kwota brutto zaliczki zawiera już podatek, który wyliczasz odpowiednią stawką. Każda kolejna zaliczka to kolejna faktura VAT zaliczkowa. Jeśli zaliczka pokrywa 100% wartości, wystawiona faktura zaliczkowa może pełnić rolę faktury końcowej — nie trzeba wystawiać osobnej. Wyjątki: dla części czynności (np. WDT, media, najem) zaliczki nie dokumentuje się fakturą zaliczkową.
Faktura końcowa i rozliczenie
Po dostawie/usłudze wystawiasz fakturę końcową, w której od pełnej wartości odejmujesz kwoty i VAT z wcześniejszych faktur zaliczkowych — płaci się tylko różnicę. Faktura końcowa musi wskazywać numery faktur zaliczkowych. Dzięki temu podatek nie jest liczony dwa razy. Wszystkie te dokumenty (zaliczkowe i końcowa) trafiają do ewidencji VAT i do KSeF — inaczej niż niewiążąca proforma. Jeśli wpłata i finalna dostawa następują w tym samym miesiącu, praktyka dopuszcza pominięcie faktury zaliczkowej i wystawienie od razu jednej faktury na całość — upraszcza to ewidencję. Gdyby transakcja nie doszła do skutku i zaliczka wróciła do klienta, wystawiasz fakturę korygującą do zera i odzyskujesz odprowadzony wcześniej VAT w bieżącym rozliczeniu.
Zaliczka, zadatek, proforma — nie mylić
Trzy pojęcia często się mylą. Proforma to tylko zapowiedź/oferta (bez skutków w VAT). Fakturą zaliczkową dokumentujesz realnie otrzymane pieniądze. A zadatek a zaliczka to rozróżnienie cywilnoprawne dotyczące skutków przy odstąpieniu od umowy — na gruncie VAT obie wpłaty dokumentuje się tak samo fakturą zaliczkową.
FAQ
Do kiedy wystawić fakturę zaliczkową? Do 15. dnia miesiąca po miesiącu otrzymania zaliczki (nie wcześniej niż 60 dni przed wpłatą, jeśli wystawiasz z góry).
Czy przy zaliczce 100% trzeba fakturę końcową? Nie musisz — faktura zaliczkowa na całość może pełnić rolę końcowej.
Jak liczyć VAT od zaliczki? Metodą „w stu" — otrzymana kwota jest brutto i zawiera już VAT wyliczony według właściwej stawki.
Czym różni się faktura zaliczkowa od proformy? Zaliczkowa to dokument księgowy rodzący VAT i prawo do odliczenia; proforma to niewiążąca zapowiedź bez skutków podatkowych.
Powiązane: Faktura VAT · Zadatek czy zaliczka · VAT Zweryfikowano: 02.08.2026 · Źródła: ustawa o VAT