Definicja (kanon)
Faktura proforma to dokument handlowy o charakterze informacyjno-ofertowym, który zapowiada transakcję i podaje jej warunki (co, ile, za ile), ale NIE jest dokumentem księgowym ani podatkowym. Nie księguje się jej, nie ujmuje w ewidencji VAT i nie rodzi obowiązku zapłaty podatku. Wygląda jak faktura, dlatego musi być wyraźnie oznaczona słowem „PROFORMA".
Do czego służy
Proformę wystawia się, by przedstawić ofertę, poprosić o przedpłatę/zaliczkę albo pokazać kontrahentowi kwotę do zapłaty przed realizacją. Jest wygodna w handlu i przy zamówieniach zagranicznych. Po otrzymaniu płatności lub wykonaniu usługi wystawia się właściwą fakturę VAT — dopiero ona jest podstawą rozliczenia u obu stron. Kupujący nie odlicza VAT z proformy; robi to wyłącznie z faktury właściwej.
Proforma a faktura VAT
Różnica jest zasadnicza: faktura VAT to dokument księgowy, który rodzi obowiązek podatkowy i prawo do odliczenia; proforma to jedynie zapowiedź. Proforma nie ma numeru w serii faktur, nie trafia do JPK ani do KSeF (system nie obsługuje proform — po starcie obowiązkowego KSeF proforma pozostaje dokumentem „obok" systemu, wysyłanym zwykłym kanałem). Zapłata proformy to w istocie zaliczka — którą następnie dokumentuje się fakturą zaliczkową.
Jak wystawić
Proforma powinna zawierać te same dane co faktura (strony, pozycje, ceny, VAT wyliczony poglądowo, termin i sposób płatności), plus wyraźny nagłówek „Faktura proforma / Proforma". Nie nadawaj jej numeru z serii faktur sprzedażowych — trzymaj osobną numerację. Pamiętaj: sama proforma nikogo do niczego księgowo nie zobowiązuje; obowiązek podatkowy powstaje dopiero z chwilą dostawy/usługi albo otrzymania zapłaty. Proforma nie ma terminu ważności narzuconego przepisami — to Ty ustalasz, jak długo oferta obowiązuje, i możesz ją dowolnie korygować bez procedury korekty faktury. W obrocie międzynarodowym proforma bywa też potrzebna kupującemu do wewnętrznych zgód, otwarcia akredytywy lub odprawy celnej — pełni wtedy rolę dokumentu zapowiadającego wartość transakcji, wciąż bez skutków podatkowych po stronie sprzedawcy.
FAQ
Czy z faktury proforma odliczę VAT? Nie — proforma nie daje prawa do odliczenia. VAT odliczasz dopiero z właściwej faktury.
Czy muszę zapłacić proformę? Nie ma takiego obowiązku prawnego — to oferta/zapowiedź. Zapłata oznacza zwykle wpłatę zaliczki, którą potwierdza faktura zaliczkowa.
Czy proforma idzie do KSeF i JPK? Nie — nie jest dokumentem księgowym, więc nie trafia do ewidencji VAT ani do KSeF.
Czym różni się proforma od faktury? Faktura to dokument księgowo-podatkowy; proforma to niewiążący dokument informacyjny zapowiadający transakcję i nie wywołuje żadnych skutków w ewidencji podatkowej.
Czy mogę anulować fakturę proforma? Tak, w dowolnym momencie i bez formalnej korekty — to tylko oferta, którą możesz wycofać lub zastąpić nową wersją.
Powiązane: Faktura VAT · KSeF · VAT Zweryfikowano: 02.08.2026 · Źródła: ustawa o VAT, praktyka obrotu